Kdy je čas změnit účetní firmu? 10 varovných signálů
Nejste spokojeni se svou účetní? Podívejte se na 10 signálů, podle kterých poznáte, že může být čas zvážit změnu účetní firmy.
Změna účetní firmy není rozhodnutí, které podnikatelé dělají rádi. Účetní zná vaše podnikání, má přístup k důležitým informacím a přechod k někomu novému může na první pohled působit komplikovaně.
Proto firmy často zůstávají u své účetní i ve chvíli, kdy spolupráce už dávno nefunguje tak, jak by měla.
Jak poznat, že je možná čas začít se poohlížet po jiné účetní firmě?
1. Nevíte, jak si vaše firma skutečně stojí
Kolik vaše firma letos vydělala? Jaký hospodářský výsledek očekáváte na konci roku?
Pokud odpověď odhadujete především podle zůstatku na bankovním účtu, nemáte pro řízení firmy dostatek informací.
Peníze na účtu totiž nejsou totéž co zisk.
Dobře vedené účetnictví by vám mělo pomoci získat přehled o tom, jak se firmě skutečně daří.
2. Účetní musíte neustále urgovat
Hlídáte termíny za svou účetní? Připomínáte jí, že se blíží DPH? Čekáte pětadvacátého večer, kolik máte poslat?
Jednorázově se samozřejmě může stát téměř cokoli. Pokud je ale stres před každým termínem běžnou součástí spolupráce, je namístě se ptát, zda je takové nastavení dlouhodobě přijatelné.
Účetnictví by vám mělo administrativní starosti ubírat, nikoli přidávat.
3. Výše daně je pro vás každý rok překvapením
Výsledek hospodaření ani výši očekávané daně se nemusíte dozvědět až při zpracování daňového přiznání.
Pokud máte účetnictví zpracovávané průběžně, lze během roku sledovat vývoj výsledku a připravovat se na významnější daňové povinnosti.
Jestli je pro vás každoroční otázka „Kolik letos budeme platit?“ nepříjemným překvapením, stojí za to zjistit, zda by vám účetní firma mohla poskytovat lepší průběžné informace.
4. Účetní opakovaně požaduje doklady, které jste již předali
Účetní po vás chce fakturu starou několik měsíců nebo dokonce rok. Vy jste ale přesvědčeni, že jste ji už dávno předali.
Jedna ztracená příloha ještě nemusí nic znamenat. Pokud se ale podobné situace opakují, je dobré se zajímat o to, jakým způsobem účetní firma doklady přebírá, eviduje a archivuje.
5. Na odpovědi čekáte příliš dlouho
Potřebujete rozhodnout o investici, uzavřít smlouvu nebo jen vysvětlit konkrétní účetní či daňovou otázku.
A několik dní se nic neděje.
Předem byste měli vědět, s kým komunikujete a v jakém čase můžete běžně očekávat odpověď. Pokud rychlost komunikace dlouhodobě neodpovídá potřebám vaší firmy, může být problém v nastavení spolupráce nebo v kapacitě účetní firmy.
6. Když účetní onemocní nebo odjede na dovolenou, všechno se zastaví
Ptejte se:
Kdo naši účetní zastoupí, když nebude k dispozici?
Nemoc nebo dovolená jsou normální. Problém nastává ve chvíli, kdy kvůli nim nikdo nedokáže odpovědět na váš dotaz, dohledat dokument nebo vyřešit povinnost s blížícím se termínem.
7. Máte pocit, že část práce děláte za svou účetní
Připravujete podklady v podobě, která zabírá hodiny? Ručně přepisujete informace, které už existují v jiném systému? Hlídáte, co má být kdy odevzdáno?
Ne všechno musí automaticky dělat účetní firma. Záleží na rozsahu sjednané služby.
Je ale dobré si čas od času položit otázku:
Je způsob spolupráce nastaven efektivně, nebo jsme si za několik let zvykli na procesy, které už nedávají smysl?
8. Nemáte přehled o datové schránce a komunikaci s úřady
Pokud účetní firma na základě dohody pracuje s vaší datovou schránkou nebo komunikuje s úřady, měli byste mít jasno v tom, kdo schránku kontroluje, za co odpovídá a jak se dozvíte o důležitých zprávách.
Varovným signálem mohou být zejména opakované výzvy kvůli nepodaným dokumentům, přehledům nebo výkazům.
9. Účetnictví se dozvídáte jednou ročně
Během roku dostáváte pouze informace o DPH a skutečné výsledky firmy vidíte až při účetní závěrce?
To může být pro řízení firmy příliš pozdě.
Rozsah reportingu samozřejmě závisí na velikosti firmy a sjednané službě. Podnikatel by ale měl vědět, jaké informace může ze svého účetnictví získávat a jak často je potřebuje.
10. Pokaždé komunikujete s někým jiným
Jednou vám píše jedna účetní, příště jiná a při dalším dotazu musíte celou situaci vysvětlovat znovu.
Větší účetní tým je výhodou právě kvůli zastupitelnosti. Neměl by ale znamenat anonymitu.
Ideální je vědět, kdo je váš hlavní kontaktní člověk a kdo zná vaše účetnictví a specifika vaší firmy.
Jeden problém ještě nemusí být důvod ke změně
Ani dobrá účetní firma není bezchybná. Jeden pozdě zodpovězený e-mail nebo jednorázový problém s dokladem není důvodem okamžitě ukončovat spolupráci.
Důležité je spíš to, zda se problémy opakují a zda se je daří řešit.
Pokud jste ale při čtení tohoto článku poznali svou firmu hned v několika bodech, možná stojí za to se současnou účetní nejprve otevřeně promluvit. A pokud se nic nezmění, zjistit si, jak by spolupráce fungovala jinde.
Změna účetní firmy nemusí znamenat chaos
Jedním z důvodů, proč firmy změnu účetní odkládají, bývá obava ze samotného převzetí účetnictví.
Co bude potřeba předat? Kdo bude komunikovat s původní účetní? Lze změnu udělat i během roku? A co když v účetnictví něco chybí?
Právě proto je důležité předem vědět, jak nová účetní firma převzetí účetnictví organizuje a co při něm kontroluje.
