Jak probíhá změna účetní firmy a co je potřeba předat?
Chcete změnit účetní firmu? Zjistěte, kdy je vhodný čas, co je potřeba předat a jak probíhá převzetí účetnictví novou účetní firmou.
Pokud zvažujete změnu účetní firmy, možná ji odkládáte právě proto, že si nejste jistí, co všechno bude potřeba zařídit. Kdy je nejlepší účetní firmu změnit? Jaké podklady budete potřebovat? Kdo bude komunikovat s původní účetní a co se stane s rozpracovaným účetnictvím?
Připravili jsme odpovědi na otázky, které při převzetí účetnictví s klienty nejčastěji řešíme.
Musím čekat na konec roku, nebo lze účetní firmu změnit i během roku?
Na konec roku čekat nemusíte. Účetní firmu lze změnit i v průběhu účetního období.
Převzetí na přelomu roku bývá zpravidla jednodušší. Původní účetní firma dokončí účetnictví předchozího roku, zpracuje účetní závěrku a připraví podklady pro daňové přiznání. Nová účetní firma pak začne zpracovávat doklady nového roku.
Změna během roku probíhá podobně. Původní účetní firma dokončí účetnictví k dohodnutému datu, například ke konci měsíce, a nová firma naváže od měsíce následujícího. Součástí změny je potom také předání potřebných účetních dat a informací.
Není tedy nutné zůstávat u účetní firmy, se kterou nejste spokojeni, jen proto, že právě není konec roku.
Co bude nová účetní firma potřebovat?
Nemusíte sami zjišťovat, jaké sestavy a data je potřeba získat. Nová účetní firma by vám měla připravit konkrétní seznam podkladů potřebných k převzetí.
Nejčastěji jde například o:
- účetní deník a hlavní knihu,
- salda pohledávek a závazků,
- přiznání k DPH,
- poslední daňové přiznání,
- případně další účetní sestavy a podklady podle situace firmy.
Seznam předáte původní účetní firmě, která potřebná data připraví. Nová účetní firma je následně převezme a zkontroluje.
Kdo komunikuje s původní účetní?
Pokud s tím souhlasíte, může vám s komunikací s původní účetní pomoci nová účetní firma. Nemusíte tedy sami řešit všechny odborné detaily předání.
Na vaší straně je především potřeba ukončit stávající smluvní vztah a zkontrolovat sjednanou výpovědní dobu.
Ta se může u jednotlivých účetních firem lišit. V některých případech je možné domluvit se také na ukončení spolupráce dohodou.
Je proto dobré začít právě kontrolou stávající smlouvy.
Co se při převzetí účetnictví kontroluje?
Převzetí účetnictví by nemělo znamenat pouze převzetí souboru s účetními daty.
Nová účetní firma by měla ověřit, zda na sebe předaná data navazují a zda má k dispozici vše, co potřebuje pro další vedení účetnictví.
U KODAP Plzeň je součástí převzetí bez dalšího poplatku také vstupní revize účetnictví.
Při ní se zaměřujeme zejména na:
- návaznost a stav převzatého účetnictví,
- případná účetní rizika,
- případná daňová rizika,
- nevyužité daňové možnosti.
Pokud při převzetí zjistíme problém nebo chybějící podklady, víme hned na začátku, co je potřeba dořešit.
Jak dlouho převzetí trvá a co musí dělat klient?
Samotné předání podkladů může při dobré součinnosti proběhnout v řádu dnů. Konkrétní doba ale závisí především na rozsahu účetnictví, jeho stavu a rychlosti předání potřebných dat.
Role klienta může být poměrně jednoduchá.
Původní účetní firma připraví požadovaná data, předá je klientovi a ten je poskytne nové účetní firmě. Pokud je to možné a klient s tím souhlasí, mohou se obě účetní firmy na odborných záležitostech domluvit také přímo.
Jak zajistit, aby během změny nebyly zmeškány důležité termíny?
Dobře připravená změna účetní firmy by měla proběhnout tak, aby ji zaměstnanci, dodavatelé ani odběratelé pocítili co nejméně.
Před převzetím je proto důležité jasně stanovit, ke kterému datu končí odpovědnost původní účetní firmy a od kdy jednotlivé povinnosti přebírá firma nová.
Součástí převzetí by měla být kontrola nejbližších termínů a podle sjednaného rozsahu spolupráce také vyřízení potřebných plných mocí pro komunikaci a zastupování před úřady.
Co když v účetnictví při převzetí něco chybí?
Při převzetí účetnictví se může stát, že nová účetní firma zjistí nesrovnalosti. Může jít například o chybějící podání, nesprávně zaúčtované doklady nebo nevhodně zvolené účetní či daňové postupy.
V takovém případě by vás měla na zjištěné problémy upozornit, vysvětlit jejich možné dopady a navrhnout způsob nápravy.
V KODAP Plzeň se snažíme zjištěné nedostatky také aktivně řešit, přestože za předchozí účetní období neneseme odpovědnost. Podle konkrétní situace můžeme připravit chybějící podání a hlášení nebo prostřednictvím dodatečných přiznání opravit předchozí měsíce či roky.
Cílem vstupní revize tedy není pouze zjistit, co bylo v minulosti špatně, ale především nastavit způsob nápravy a převzít účetnictví tak, aby na něj bylo možné správně navázat.
Změny účetní firmy se nemusíte obávat
Obava z komplikovaného předávání účetnictví bývá jedním z důvodů, proč firmy změnu dlouho odkládají.
Pokud je ale převzetí dobře připravené, klient nemusí celý proces organizovat sám. Nová účetní firma by měla říct, co potřebuje, zkontrolovat převzatá data a zajistit, aby na sebe jednotlivé kroky správně navazovaly.
Pokud teprve zvažujete, zda je změna správným řešením, přečtěte si také:
