Jak vybrat účetní firmu v Plzni? Na co se zeptat před podpisem smlouvy?

Výběr účetní firmy není jen otázkou ceny. Účetní bude mít přístup k citlivým informacím o vaší firmě, bude hlídat důležité termíny a její práce ovlivní i to, jaký přehled budete mít o vlastním podnikání.

Ať už s podnikáním začínáte, nebo uvažujete o změně současné účetní, vyplatí se před podpisem smlouvy zjistit, jak bude spolupráce skutečně fungovat v každodenní praxi.

Připravili jsme proto otázky, které doporučujeme položit každé účetní firmě, o níž uvažujete.

1. Jak budete předávat účetní doklady?

Začněte úplně prakticky. Zjistěte, co od vás účetní firma očekává a kolik administrativy zůstane na vás.

Ptejte se například:

• Jakým způsobem se předávají faktury, účtenky a ostatní doklady?
• Budete je muset skenovat a nahrávat do systému?
• Jak často je potřeba doklady předávat?
• Jaké podklady bude účetní firma pravidelně potřebovat?
• Dokáže si sama stahovat bankovní výpisy?

Dobře nastavené předávání dokladů může firmě každý měsíc ušetřit překvapivě mnoho času. Proto je dobré vědět ještě před zahájením spolupráce, co bude dělat účetní a co budete muset dělat vy.

2. Jaké informace budete z účetnictví dostávat?

Účetnictví by nemělo sloužit pouze k tomu, aby firma splnila své zákonné povinnosti. Mělo by vám také poskytovat informace pro řízení firmy.

Zjistěte proto:

• Jaké pravidelné výstupy budete dostávat?
• Jak často je budete dostávat?
• Do jakého data budete znát výsledky předchozího měsíce?
• Dostanete přehled neuhrazených pohledávek a závazků?
• Budete mít průběžný odhad očekávané daně z příjmů a dalších významných odvodů?
• Dokáže účetní firma připravovat průběžný výhled hospodářského výsledku?

Tady bych byla obzvlášť pozorná. Zeptejte se nejen, zda účetní firma umí určitý report vytvořit, ale také zda ho budete dostávat automaticky a zda je zahrnutý v ceně.

3. Zvládne účetní firma specifika vašeho podnikání?

Ne každá firma potřebuje účetnictví vedené stejným způsobem.

Pokud například provozujete více poboček nebo činností, můžete potřebovat střediskové účetnictví. E-shop může řešit velké množství plateb, napojení různých systémů nebo prodej zákazníkům do zahraničí a režim OSS.

Ptejte se proto konkrétně:

• Máte zkušenosti s firmami podobného typu a velikosti?
• Umíte vést účetnictví střediskově?
• Máte zkušenosti s účtováním e-shopů?
• Máte zkušenosti s režimem OSS?
• Jak řešíte další specifika našeho oboru?
• Máte ve svém týmu daňového poradce?

Obecné ujištění „to zvládneme“ není totéž jako zkušenost s podobnou situací. Klidně se ptejte na konkrétní příklady.

4. Kdo konkrétně bude vaše účetní?

Tohle je podle mě jedna z nejdůležitějších otázek.

Zjistěte:

• Budete mít přidělenou konkrétní účetní?
• Budete s ní moci komunikovat přímo?
• Kdo ji zastoupí během dovolené nebo nemoci?
• Jak rychle firma obvykle odpovídá na dotazy?
• Je běžné účetní a daňové poradenství součástí ceny, nebo se účtuje zvlášť?

Pokud je to možné, nechte si svou budoucí účetní představit ještě před podpisem smlouvy. Budete spolu pravděpodobně komunikovat několik let a způsob spolupráce může být stejně důležitý jako používaný účetní software.

5. Nevybírejte pouze podle ceny

Při porovnávání nabídek si zjistěte, co přesně je v uvedené ceně.

Dvě účetní firmy mohou nabídnout výrazně odlišnou cenu, ale také zcela odlišný rozsah služby. Někde dostanete především zpracované účetnictví, jinde mohou být součástí spolupráce také pravidelné reporty, konzultace, zastupování před úřady nebo průběžná komunikace s daňovým poradcem.

Proto bych se neptala jen:

„Kolik bude účetnictví stát?“

ale také:

„Co všechno za tuto cenu dostaneme a co se bude účtovat zvlášť?“

6. Pokud můžete, přijďte se do účetní firmy podívat

Webové stránky a cenová nabídka vám o budoucí spolupráci neřeknou všechno.

Pokud vybíráte účetní firmu v Plzni, může být užitečné se osobně potkat přímo v jejích prostorách. Uděláte si představu o tom, kdo se bude o vaše účetnictví starat, jak firma funguje a zda vám její způsob komunikace vyhovuje.

Ptejte se. Chtějte vidět, jak bude spolupráce probíhat. A pokud je to možné, seznamte se s člověkem, který bude vaše účetnictví skutečně zpracovávat.

Malý checklist před podpisem smlouvy

Před konečným rozhodnutím byste měli znát odpověď alespoň na těchto pět otázek:

• Kdo bude moje účetní?
• Jak jí budu předávat doklady?
• Kdy a jaké výstupy budu dostávat?
• Kdo mi pomůže s daňovými otázkami?
• Co přesně je zahrnuto v ceně?

Pokud na ně máte jasnou odpověď, máte pro výběr účetní firmy podstatně lepší podklady než při prostém porovnání ceníků.