Klient: výrobní společnost
Počet zaměstnanců: 150+
Rozsah: outsourcing mezd, SAP, reporting, komunikace s úřady
Hlavní přínos: odstranění závislosti na jedné mzdové účetní a zajištění plné zastupitelnosti
Naši pomoc vyhledala výrobní společnost se 150 zaměstnanci, která měla mzdovou agendu dlouhodobě zajištěnou interní mzdovou účetní. Docházka i mzdy byly vedeny v systému SAP a celý proces byl postaven na znalostech jedné konkrétní osoby.
Ve chvíli, kdy se mzdová účetní rozhodla odejít, začala firma řešit zásadní otázku: má hledat náhradu, nebo nastavit celý proces jinak?
Při hledání řešení si vedení uvědomilo, že problém není pouze najít nového člověka. Stejně důležité bylo zajistit zastupitelnost a eliminovat riziko, že při dovolené, nemoci nebo personální změně zůstane mzdová agenda bez podpory.
Po úvodní analýze jsme se detailně seznámili s nastavením mzdových procesů, systémem odměňování, bonusy, směnnými kalendáři i způsobem zpracování docházky. Ještě před převzetím agendy jsme provedli testovací výpočty mezd pro různé skupiny zaměstnanců – od výrobních profesí až po administrativní pracovníky. Díky tomu jsme měli jistotu, že první zpracování mezd proběhne bez komplikací.
Společně s personálním oddělením jsme nastavili systém předávání podkladů, komunikaci mezi jednotlivými odděleními a podobu pravidelných výstupů pro účetnictví i management.
První zpracování mezd proběhlo bez problémů a zaměstnanci změnu prakticky nezaznamenali. Dnes má klient jistotu, že jeho mzdová agenda není závislá na jedné osobě, a může se spolehnout na tým specialistů se zajištěnou zastupitelností a odborným zázemím.
Místo hledání další mzdové účetní získal stabilní proces, který funguje i při růstu firmy.