Klient: výrobní společnost
Počet zaměstnanců: 25+
Výchozí stav: papírové doklady, ruční schvalování, šanony a složité dohledávání dokumentů
Řešení: zavedení elektronického oběhu dokladů, online schvalování a digitální archivace
Výsledek: rychlejší schvalování, okamžitý přístup k dokladům, méně administrativy, úspora nákladů na tisk a archivaci a výrazně lepší přehled o firemních dokumentech
Když jsme přebírali účetnictví jedné výrobní firmy s přibližně 25 zaměstnanci, vypadalo to tam podobně jako v mnoha jiných firmách.
Každá faktura se vytiskla. I když přišla e-mailem.
Asistentka ji předala ke schválení, pak putovala za dalším člověkem, potom k účetní. Pokud bylo potřeba něco doplnit nebo opravit, absolvovala celé kolečko znovu. Když někdo hledal fakturu starou několik měsíců, často začalo procházení šanonů a pátrání po tom, kde vlastně skončila.
Klient byl zvyklý, že to tak prostě funguje. Jenže s rostoucím počtem dokladů začínalo být stále složitější se v nich vyznat.
Společně jsme proto hledali jednodušší cestu.
Zavedli jsme elektronický oběh dokladů. Faktury dnes chodí do systému automaticky, schvalovatelé dostanou upozornění a mohou doklad schválit během několika vteřin. Všichni vidí, kde se doklad právě nachází a kdo ho má na starosti.
Stejně jednoduše fungují i účtenky. Místo zakládání do šuplíku je stačí vyfotit mobilem a odeslat do systému. Nemůže se tak stát, že se po několika týdnech začne pátrat po účtence za pohonné hmoty nebo pracovní oběd.
Největší změnu ale nepřinesla samotná technologie.
Klient získal okamžitý přístup ke všem dokladům, přestal tisknout stovky stran měsíčně a už nemusí přemýšlet, ve kterém šanonu hledat konkrétní fakturu. Když potřebuje zjistit, kolik zaplatil konkrétnímu dodavateli nebo dohledat starší doklad, najde ho během několika vteřin.
Dnes už si nikdo ve firmě nedokáže představit, že by se vraceli zpět k papírovým šanonům.