Klient: provozovatel několika franšízových poboček
Problém: účetnictví bez kontroly, neustálé výmluvy, pozdní výstupy a ztráta důvěry v účetní služby
Řešení: převzetí účetnictví a mezd, oprava chyb, nastavení procesů a pravidelné komunikace
Výsledek: pořádek v účetnictví, včasné mzdy, správně podaná daňová přiznání a hlavně klid, že se o účetnictví nemusí každý měsíc znovu obávat
Klient podnikal prostřednictvím franšízové sítě a dařilo se mu. Otevřel další pobočku, přibírali zaměstnance a později založil i druhou společnost. Jak firma rostla, rostly i nároky na účetnictví a mzdy.
Účetnictví i mzdy měla na starosti externí účetní. Zpočátku vše fungovalo, ale postupně se začaly množit problémy. Na každý dotaz existovalo vysvětlení, proč něco nejde nebo proč to ještě není hotové. Jednou nemoc, podruhé dovolená, potřetí nefunkční počítač nebo účetní software.
Klient se postupně dostal do situace, kdy si přestal být jistý, jestli má účetnictví vůbec v pořádku. Některé povinnosti byly plněny se zpožděním, objevily se pokuty a mzdy se v některých měsících vyplácely podle předchozích výplat, protože nebyly včas zpracované.
Při převzetí účetnictví jsme provedli důkladnou kontrolu. A upřímně – nad některými zjištěními jsme jen nevěřícně kroutili hlavou.
V bankách byly desítky nevyřešených položek, ke kterým chyběly doklady. Některé platby nebyly dohledané i několik měsíců. Klient často ani netušil, že nějaký doklad chybí, protože ho po něm nikdo nepožadoval. Když už ano, bývalo to třeba po půl roce, kdy bylo složité cokoliv dohledat.
Ani mzdová agenda nebyla bez problémů. Při kontrole jsme zjistili nesrovnalosti v evidenci zaměstnanců. Někteří lidé, kteří už ve firmě dávno nepracovali, byli stále vedeni v evidencích úřadů. U jiných zaměstnanců tomu bylo přesně naopak.
Postupně jsme chyby opravili, účetnictví vyčistili, nastavili pravidla pro předávání dokladů a sjednotili procesy ve firmě. Dnes má klient přehled o tom, co se ve firmě děje, včas zpracované mzdy, správně podaná daňová přiznání a jistotu, že když něco potřebuje řešit, dovolá se člověku, který jeho firmu skutečně zná.
A největší změna? Už nemusí přemýšlet, jakou výmluvu uslyší příště.